○富士五湖広域行政事務組合文書管理規則
平成2年2月1日
規則第4号
第1章 総則
(目的)
第1条 文書事務の標準化及び合理化を図り事務処理の適正かつ迅速を期するため、法令に定めるもののほか、文書の管理について定めるものとする。
(文書主義の原則)
第2条 事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、全て文書で行わなければならない。
(文書処理の原則)
第3条 文書の処理は、全て事務局長が指示し、課長が中心となり、文書の迅速な処理に留意し、完結に至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。
2 文書は、全て即日処理するものとする。
(指導及び改善)
第4条 事務局長は、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう常に指導及び改善に努めなければならない。
(文書の種類)
第5条 文書の種類は、次に掲げるものとする。
法規文書
令達文書
公示文書
一般文書
2 法規文書は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 法第15条の規定により制定するもの
3 令達文書は、次のとおりとする。
(1) 訓令甲 所属機関又は職員に対して令達するもので例規となるもの
(2) 訓令乙 権限の行使又は職務に関して所属機関又は職員に対して命令するもので例規でないもの
(3) 内訓 所属の職員に対して、機密に属する事項を命令するもの
(4) 達 特定の団体又は個人に対して、特定の事項について、指示又は命令するもの
(5) 指令 特定の団体又は個人からの申請又は願に対し、権限に基づいて許可、認可及び承認をなし、又は指示命令するもの
(6) 辞令 職員の身分、給与及び勤務等の異動について、その旨を記載してその者に交付するもの
4 公示文書は、次のとおりとする。
(1) 一定の事項を権限又は法令に基づき広く一般に周知させるため告示するもの
(2) 一定の事実について公表し、広く一般に周知させるため告示するもの
5 一般文書は、次のとおりとする。
(1) 通達 法令の解釈、行政運営の方針、職務運営上の細目等に関する事項について、所属機関又はその職員に対して指示し、又は命令するもの
(2) 依命通達 上司からの命を受けて、特定事項を自己の名で発するもの
(3) 上申 上司又は上部官庁に対して意見又は事実を述べるもの
(4) 内申 上申のうち機密に属するもので、主として部内の人事関係事項について述べるもの
(5) 進達 個人及び団体等から受理した書類又は理事会が提出すべき申請書類等を上部機関に差し出すもの
(6) 副申 進達する文書の意見を添えるもの
(7) 諮問 一定の機関に対して、調査又は審議を求め、若しくはそれに基づく意見を述べるもの
(8) 答申 諮問を受けた機関が、その諮問事項について意見を述べるもの
(9) 通知 一定の事実又は意思を特定の相手に知らせるもの
(10) 依頼 ある一定の行為の実現を特定の相手方に求めるもの
(11) 照会 相手方に対して一定の事実又は意見等について回答を求めるもの
(12) 回答 依頼又は協議に対して答えるもの
(13) 報告 ある事実について、その経過等を上司又は上部機関に知らせるもの
(14) 申請 許可、認可、承認、司令等一定の行為を請求するもの
(15) 願 一定の事項を願い出るもの
(16) 届 一定の事項を届け出るもの
(17) 許可 一般的に禁止されている行為を特定の場合に解除するもの
(18) 認可 法律上の行為が公の機関の同意を得なければ有効に成立することができない場合にその効力を完成させるために与える同意
(19) 証明 特定の事項又は法律関係の存在を公に証するもの
(20) 陳情 特定の事項につき、実情を訴え必要な措置を求めるもの
(21) 協議 相手方の同意を求めるもの
(22) 伺い 特定の事項につき、上司の意思決定を求めるもの
(23) 復命 上司から命ぜられた用務の経過、内容及び結果について報告するもの
(24) 供覧 上司の閲覧に供するもの
(25) 回覧 相互に見せあうもの
(26) 合議 関係課の承認を得るもの
(文書主任及び文書副主任)
第6条 課長の文書事務を補佐するため、課に文書主任及び文書副主任を置く。
(文書主任及び文書副主任の職務)
第7条 文書主任は、上司の命を受けて課相当の文書の統一を図り、職員の文書の取扱い及び処理について助言及び指導し、常に文書事務が円滑に促進するよう次に掲げる事務を行う。
(1) 完結文書のファイル
(2) 富士五湖広域行政事務組合行政科目表(以下「行政科目表」という。)によるホルダーの整備
(3) オキカエ作業
(4) 文書保存目録の作成及び処理
(5) 文書の引継ぎ
(6) 文書の廃棄
(7) 保管文書の管理
2 文書副主任は、文書主任を補佐し、文書事務を行う。
(行政科目表)
第8条 文書は、全て行政科目表により、分類整理し、保管又は保存、廃棄しなければならない。
(文書年度)
第9条 文書処理に関する年度は、毎年4月1日から翌年3月31日までとする。ただし、これにより難い場合は、事務局長が定めるものとする。
第2章 収受
(到達文書の受領)
第10条 到達文書及び郵送物件は、総務課において受領し、事務局及び消防本部に区分して、消防に係る文書及び郵送物件にあっては、管理課に配布しなければならない。
2 前項の郵送物件で料金の未納又は不足がある場合は、総務課長又は管理課長が必要と認めたものについては、その未納又は不足料金を納付して受領することができる。
(到達文書の収受)
第11条 総務課又は管理課(以下「文書主管課」という。)は、収受文書又は収受を要しない文書(以下「刊行物等」という。)に分類し、第14条の規定により処理するものとする。
(1) 文書は、親展又は入札書及び見積書又はその他の開封を不適当と認めるもの(以下「親展文書等」という。)を除き、全て開封して文書余白に収受印を押し、収受番号を付し、文書収発簿には、所定事項を記載して担当課長に配布する。ただし、処理又は保存の必要がないと認められる軽易な文書については、収受を省略することができる。
(2) 親展文書等及び書留、配達証明、内容証明、簡易書留、現金書留(以下「書留等」という。)は、封筒の表面余白に収受印を押し特殊文書収受簿に所定事項を記載して事務局長又は消防長若しくは宛名人に配布する。
(3) 現金、金券、有価証券及び郵便切手等は、封筒の表面余白に収受印を押し、金品収受簿に所定事項を記載して会計管理者又は事務局長若しくは消防長に配布する。
(4) 訴願、訴訟、異議申立書、その他到達の日時が権利の得失に関係ある文書を収受したときは、文書の余白部分に収受時刻を明記し、封筒を添え特殊文書収受簿に記載して、事務局長又は消防長に配布する。
(文書収受の特例)
第12条 定例又は軽易な同一事件で、一時に多量の文書を収受する場合は、当該主管課において直接収受することができる。
(執務時間外到達等の文書)
第13条 執務時間外に到達した文書は、富士五湖広域行政事務組合職員服務規則(平成2年規則第8号)の規定により処理するほか、第11条の規定による手続を経るものとする。
2 職員が出張先等で受領した文書は、速やかに第11条の規定による手続を経るものとする。
(文書の受領)
第14条 担当課長は、事務局長又は消防長若しくは文書主管課から文書及び刊行物等が配布された場合は、これを担当者を経て事務担当に処理を命ずる。
2 文書が誤って配布された場合又は親展文書等でその文書が秘密を要しないものであったときは、速やかに文書主管課に返戻しなければならない。
第3章 文書の処理
(指示及び処理期限)
第15条 事務局長又は消防長若しくは文書主管課から文書を受領した担当課長は、次の各号に掲げる事項について指示しなければならない。
(1) 事務処理の基本方針
(2) 合議又は供覧の必要がある場合は、その課担当及び決裁区分
(3) 参考資料等を収集する必要がある場合は、その参考資料等
2 事務局長又は消防長若しくは課長から指示を受けた担当者は、その指示に従い速やかに処理しなければならない。
(起案)
第16条 事務を処理するために発議する場合は、次の各号に留意し、起案用紙を用いて行わなければならない。
(1) 起案は、原則として1事案につき1起案とし、件名はできるだけ簡潔にし、起案の要旨を明らかにする。
(2) 立案の経過及び内容を理解し易くするため必要に応じて、参考資料又は法規等を添付する。
(3) 文書は、正確、平易作成し、訂正の箇所には押印する。
(4) 合議を必要とする文書は、合議欄に必要課名を記入する。
2 文書の施行は、富士五湖広域行政事務組合事務決裁規則(平成2年規則第3号)の規定による決裁後に行うものとする。
3 告示及び公告を要する文書は、富士五湖広域行政事務組合公告式条例(平成2年条例第1号)の規定により施行する。
4 起案を要しない文書で定例かつ軽易なものについては、指示票により処理し、施行することができる。
(帳票による処理)
第17条 定例の事務については、当該事務専用の帳票等により、処理するものとする。
(経由文書の処理)
第18条 経由文書は、文書主管課において、その文書に経由印を押し、経由番号を付して文書経由簿に所定事項を記載して主管課長に配布する。ただし、定例又は同一文書で文書主管課と協議した文書については、当該主管課において経由することができる。
(番号簿による処理)
第19条 番号簿は、暦年により番号を新たにし、条例については条例番号簿に、規則については規則番号簿に、告示、公告及び訓令については公告式番号簿に、専決、報告については専決、報告番号簿に、議案については議案番号簿により、指令、達については指令、達番号簿により、それぞれ処理する。ただし、指令、達については、会計年度により処理する。
(合議の順序)
第20条 合議を必要とする文書の処理は、あらかじめ関係課と充分協議の上次の各号によるものとする。
(1) 理事会の決裁を受けるものは、主管課長及び事務局長又は消防長を経て、他の関係課長に合議し、理事会が決裁する。
(2) 事務局長専決によるものは、担当者及び主管課長を経て、他の関係課長に合議し、事務局長が決裁する。
(3) 課長専決によるものは、担当者を経て他の関係課長に合議し、主管課長が決裁する。
(総務課に合議を要する文書等)
第21条 次の各号に掲げる文書等は、総務課長に合議しなければならない。
(1) 組合議会に提出する事案
(2) 理事会決裁を受ける契約書
(3) 法令の解釈及び運用の方法等に関する案
(4) 規則、公示、訓令及び重要な指令に関する文書
(5) 予算の執行に関し定例的でない事業
(6) 代表理事名をもって発する陳情書
(7) 理事会の決裁を受ける行政処分案
(8) 代表理事名をもって発する式辞、挨拶、表彰等に関する文書
(浄書及び印刷)
第22条 文書の浄書を要するものは、速やかに主管課において浄書するものとする。
2 オフセット印刷機を使用して文書を印刷しようとする者は、文書主管課に申し出なければならない。
第4章 文書の発送
(発送の手続)
第23条 発送文書は、全て次の各号により処理しなければならない。ただし、軽易な文書については、発送番号を省略することができる。
(1) 記号は、富士五湖広域行政事務組合組織規則(平成2年規則第2号。以下「組織規則」という。)第2条に規定する事務局の課に係る文書にあっては富五広事発、所に係る文書にあっては富五広聖発、組織規則第3条に規定する消防本部に係る文書にあっては富五消本発とし、消防署に係る文書にあっては、富五消に署の頭文字と発を付けて主管を明示し、収発簿により発送番号を付す。
(2) 収発簿には、件名、発送年月日及び宛名を記載する。
(3) 収受文書により発する場合は、収受番号による。
(4) 同一事件に属する文書については、枝番号を付す。
(公印及び契印)
第24条 発送文書は、富士五湖広域行政事務組合公印規則(平成2年規則第5号)に定めるところによる公印を押し、重要な文書については、契印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、公印を省略することができる。
2 事務局長又は消防長の名をもって発する文書については、事務局長又は消防長の印を押す。
(発送文書の表示)
第25条 発送文書については、起案用紙発送欄に郵便の種類及び発送日を記載し、起案用紙のよらない場合は、指示票にその旨を記載しなければならない。
第5章 文書の保管、保存及び廃棄
(完結文書)
第26条 1つの事案が全て終了したものを完結文書という。
(保管文書)
第27条 完結文書は、行政科目表によって分け、所定事項を記入し、ファイリング用ホルダーにより分類番号別完結順に整理し、キャビネットに保管しなければならない。
(保管期間)
第28条 前条の規定による文書は、主管課において翌年度の末日まで保管しなければならない。
(文書の引継ぎ)
第29条 保管期間の終了した文書は、1ホルダーごと文書保存目録に記載し、保存用ホルダーにより編てつし、毎年4月20日までに文書主管課の審査を受け、引継ぎを行わなければならない。
(1) 編集の方法は、保存期間ごと行政科目表の分類番号順でする。
(2) 行政科目表による分類が2以上の科目にわたる文書は、最も関係の深い科目に編入する。
(3) 文書に附属する図面等は、別に編集し、その旨文書に記載する。
(4) 簿冊は、原則として保存用ホルダーを用い、厚さ6センチメートル以内の用途に応じたものを使用する。
(文書の保存)
第31条 保存を要する文書は、書庫に格納し、文書主管課で保存する。ただし、主管課との協議により必要と認められるときは、主管課において保存することができる。
(保存年限)
第32条 文書の保存期限は、永年、10年、5年、3年、1年とし、行政科目表に定めるところによる。ただし、法令等の規定により期限が定められている文書については、その規定によることができる。
(保存期間の始期)
第33条 保存期間の始期は、文書が完結した日の属する年度の翌年度初日から起算する。
(保存文書の貸出し)
第34条 文書主管課で保存中の文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとするものは、保存文書閲覧(貸出)申請書により総務課長又は管理課長に申し出るものとする。
2 文書の貸出しを行う期間は、原則として5日以内とする。
(廃棄)
第35条 保存期限を経過した文書は、文書主管課において廃棄しなければならない。
2 前項の規定により文書を廃棄する場合は、焼却又は切断により処理しなければならない。
第6章 雑則
(事務報告書)
第36条 事務局長は、毎年4月1日から翌年3月31日までの事務報告書を6月20日までに作成し、理事会に報告しなければならない。
附則
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成11年規則第3号)
この規則は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成12年規則第3号)
この規則は、平成12年4月1日から施行する。ただし、改正後の第32条の改正規定は、第8条に規定する行政科目表の分類基準が改定されるまでの間は、なお従前の保存年限によるものとする。
附則(平成19年規則第11号)
この規則は、平成19年4月1日より施行する。
附則(平成28年規則第9号)
(施行期日)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(令和4年規則第7号)抄
(施行期日)
1 この規則は、公布の日から施行する。